Personal Assistant / Office Manager

  • Human Resources
  • Munich, Germany

Personal Assistant / Office Manager

Job description

Das Unternehmen

Atheneum wurde 2010 gegründet und ist eine globale Plattform für Marktforschung und Wissensaustausch. Die Mission des Unternehmens ist es, die Entscheidungsfindung seiner Kunden zu beschleunigen, indem diese mit weltweit führenden Experten und Brancheninsidern zusammengebracht werden. Diese Interaktionen liefern hilfreiche Erkenntnisse und Denkanstöße, die sicherstellen, dass unsere Kunden Ihr Unternehmen oder Ihre Auftraggeber effizient voranbringen können.

Wir arbeiten mit über 300 internationalen Unternehmen zusammen, dazu gehören DAX- oder NASDAQ-Firmen. Athenuem wächst rasch zu einer der führenden globalen Insight-Plattformen.

Neben dem Hauptsitz in Berlin, gibt es weitere Niederlassungen in London, New York, Santiago de Chile, Lahore, Shanghai, Seoul, Tokio, Hongkong und München. Atheneum beschäftigt derzeit 250 Mitarbeiter aus 50+ Nationen mit 50+ Sprachen.

 

Deine Aufgabenbereiche

 

Human Resources:

  • Verwaltung der Mitarbeiterdaten und des HR-Datensystems
  • Erstellen und aktualisieren der HR Materialien, Firmenpräsentationen und Mitarbeiterzertifikate
  • Mitarbeiterschulungen und Trainings vorbereiten und durchführen
  • Neue Recruitmentmethoden implementieren und Stellenausschreibungen posten
  • Beziehungen zu Fachhochschulen und Universitäten in Deutschland pflegen
  • Koordination der Einstellungsprozesse und Kommunikation mit den Bewerbern
  • Den Anwerbungsprozess stetig überarbeiten und verbessern

Office Management:

  • Administrative Unterstützung des Operation-Teams
  • Vorbereiten und Überarbeiten von Korrespondenzen, Präsentationen und Berichten
  • Organsation und Durchführung externer und interner Veranstaltungen
  • Verwaltung der einkommenden und ausgehenden E-Mails
  • Anrufe und E-Mail-Anfragen koordinieren und beantworten
  • Dokumente, Berichte und Aufzeichnungen ablegen und verwalten
  • Verantwortlichkeit für täglich anfallende Aufgaben in den Büroräumlichkeiten erfüllen und die Lagerverwaltung
  • Koordination der geschäftlichen Reisen, Buchungen für Konferenzen und Meetings

Requirements

Anforderungsprofil

  • Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im administrativen Bereich
  • Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind Voraussetzung
  • Ambitionen in einem schnell wachsenden Unternehmens zu arbeiten
  • Herausragende Kommunikationsfähigkeiten
  • Die Fähigkeit Herausforderungen anzunehmen und anzugehen
  • Liebe zum Detail
  • Die Fähigkeit unter Druck und in einem sich schnell verändernden Umfeld zu arbeiten
  • Multitasking und selbstständig Priotäten setzen können
  • Eigenständiges und selbstverantwortliches Arbeiten
  • Geduldiger und flexibler Team-Player